Suchen und Ersetzen in Word, PowerPoint & Excel – kostenlos

Beispiel

Klicken Sie auf „Beispiel ausprobieren“. Das fügt sample-agreement.docx hinzu, einen kurzen Vertrag, in dem „ACME Ltd“ dreimal und „2025“ dreimal vorkommt. Tippen Sie ACME Ltd in „Suchen“ und Globex GmbH in „Ersetzen durch“. Klicken Sie auf „+ Weiteres Paar hinzufügen“ und tippen Sie 2025 und 2026. Die große Schaltfläche lautet jetzt „In 1 Datei ersetzen“; klicken Sie darauf. Die Seite meldet „6 Ersetzungen in 1 Datei.“, und unter jedem Paar steht „3 Ersetzungen“. Die Dateizeile bietet „Herunterladen (6 Änderungen)“, und die Leiste unten bietet „Geänderte Datei herunterladen“ und „Wörter ändern“. Ein „ACME Ltd“ ist als fettes „ACME“ gefolgt von einem normalen „ Ltd“ gespeichert und wird trotzdem gefunden. Weil der Treffer im fetten Abschnitt beginnt, erscheint „Globex GmbH“ fett. Der Download behält den Namen sample-agreement.docx.

Welche Einstellungen zu verwenden sind, und die Grenzen

• Wissen Sie, welche Dateien und welchen Text es abdeckt. Es öffnet .docx-, .docm-, .dotx-, .pptx-, .pptm-, .ppsx-, .potx-, .xlsx-, .xlsm- und .xltx-Dateien. In Word durchsucht es den Haupttext, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Endnoten und Kommentare. In PowerPoint durchsucht es Folien und Sprechernotizen. In Excel durchsucht es Textzellen. Text in Diagrammen, Folienlayouts und Folienmastern, Dokumenteigenschaften, Tabellennamen, Formeln und die Ziele von Hyperlinks werden nicht durchsucht. In Excel-Zellen eingetippte Zahlen werden als Zahlen gespeichert, nicht als Text, und deshalb ebenfalls nicht gefunden.
• Wählen Sie die Suchoptionen, bevor Sie auf die Schaltfläche klicken. Die drei Kästchen gelten für jedes Paar. Standardmäßig wird die Groß-/Kleinschreibung ignoriert, „acme“ findet also „ACME“; haken Sie „Groß-/Kleinschreibung beachten“ an, um genau zu suchen. Der Ersatz wird genau so eingefügt, wie Sie ihn getippt haben, und übernimmt nicht die Großschreibung des alten Texts. „Nur ganze Wörter“ verhindert, dass „an“ in „Kanal“ gefunden wird, und funktioniert für jedes Alphabet, nicht nur für Englisch. Ohne „Regulärer Ausdruck ($1 für Gruppen)“ ist der Suchtext einfacher Text, ein Punkt oder eine Klammer steht also für sich selbst.
• Nutzen Sie mehrere Paare und beachten Sie ihre Reihenfolge. „+ Weiteres Paar hinzufügen“ fügt eine Zeile hinzu, und das ✕ („Entfernen“) in einer Zeile ist deaktiviert, solange nur noch eine Zeile übrig ist. Die Seite weist darauf hin: „Die Paare werden in jeder Datei von oben nach unten angewendet.“ Ein weiter unten stehendes Paar kann also Text finden, den ein höheres Paar bereits erzeugt hat. Lassen Sie „Ersetzen durch“ leer, um den gefundenen Text zu löschen; das Feld zeigt „(leer lassen zum Löschen)“. Zeilen mit leerem Feld „Suchen“ werden ignoriert. Nach einem Durchlauf zeigt jedes Paar seine eigene Anzahl oder „Nicht gefunden“.
• Nutzen Sie reguläre Ausdrücke für Muster. Haken Sie „Regulärer Ausdruck ($1 für Gruppen)“ an, um jedes Feld „Suchen“ in ein Muster zu verwandeln. In „Ersetzen durch“ stehen $1, $2 und so weiter für Gruppen in Klammern, $<name> für eine benannte Gruppe, $& für den ganzen Treffer und $$ für ein Dollarzeichen. Suchen Sie zum Beispiel (\d+) (März|Juni) und ersetzen Sie durch $2 $1, um aus „1 März“ „März 1“ zu machen. Die Groß-/Kleinschreibung wird weiterhin ignoriert, außer Sie haken „Groß-/Kleinschreibung beachten“ an. Treffer der Länge null werden übersprungen. Ohne das Kästchen für reguläre Ausdrücke ist ein $ in „Ersetzen durch“ ein gewöhnliches Dollarzeichen.
• Bearbeiten Sie viele Dateien in einem Durchgang. Legen Sie mehrere Dateien ab oder nutzen Sie das Ablagefeld, das dann „Weitere Dateien hinzufügen“ anzeigt, um die Liste zu erweitern. Die Schaltfläche zählt sie mit, zum Beispiel „In 3 Dateien ersetzen“, und jede Datei erhält dieselben Paare. Jede Datei wird mit „Herunterladen (N Änderungen)“ oder „In dieser Datei nicht gefunden“ aufgelistet. Bei mehr als einer geänderten Datei lautet die untere Schaltfläche „3 geänderte Dateien herunterladen (ZIP)“ und speichert replaced-files.zip mit nur den geänderten Dateien unter ihren eigenen Namen; bei einer zweiten Datei mit demselben Namen wird „ (2)“ angehängt. Ihre Originaldateien werden nicht verändert.
• Prüfen Sie, was ein Treffer überspannen kann und was nicht. Text wird innerhalb eines Absatzes gesucht, eine Wortfolge wird also nie über einen neuen Absatz, einen Tabulator, einen Zeilenumbruch oder eine Tabellenzelle hinweg gefunden. Innerhalb eines Absatzes wird sie auch dann gefunden, wenn Word sie in Teile mit unterschiedlicher Formatierung zerlegt hat. Der Ersatz übernimmt die Formatierung des Teils, in dem der Treffer beginnt, und die anderen Teile verlieren nur den gefundenen Text. In Excel bleibt ein Treffer innerhalb einer Textzelle. Schriftarten, Farben, Tabellen, Bilder und Layout bleiben unberührt, es lohnt sich aber, das Ergebnis einmal zu öffnen, bevor Sie es versenden.

Häufige Probleme und wie man sie behebt

Es erscheint „Nichts gefunden. Prüfen Sie die Schreibweise oder deaktivieren Sie „Groß-/Kleinschreibung beachten“ und „Nur ganze Wörter“.“

Kein Paar hat in einer Datei gepasst. Die Suche ist bis auf die Groß-/Kleinschreibung exakt: Ein geschwungener Apostroph (’) gilt nicht als gerader (') und ein geschütztes Leerzeichen nicht als normales Leerzeichen. Wenn Sie den Text aus dem Dokument kopiert haben, fügen Sie ihn in „Suchen“ ein, statt ihn zu tippen. Eine Wortfolge, die einen Tabulator, einen Zeilenumbruch oder einen Absatz überspannt, kann ebenfalls nicht passen. Ist das Kästchen für reguläre Ausdrücke angehakt, sind ein Punkt oder eine Klammer in „Suchen“ ein Muster; entfernen Sie den Haken für einfachen Text.

Eine Datei zeigt „In dieser Datei nicht gefunden“, während andere geändert wurden.

Diese Datei hat in den durchsuchten Teilen keinen Treffer. Der Text kann in einem Diagramm, einem Folienlayout oder -master oder einer Excel-Zahlenzelle stehen, die als Zahl und nicht als Text gespeichert ist. Auch Text in einem Bild ist nicht erreichbar. Stehen die Wörter in einem normalen Absatz oder einer Textzelle, prüfen Sie die Schreibweise und das Kästchen „Nur ganze Wörter“ anhand des Wortlauts in dieser Datei.

Es erscheint „report.doc ist eine DOC-Datei, die dieses Tool nicht öffnen kann.“ (mit Ihrem eigenen Dateinamen und -typ)

Alte .doc-, .xls- und .ppt-Dateien haben ein anderes Format als die zehn Endungen, die dieses Tool annimmt. Öffnen Sie die Datei in Office und speichern Sie eine Kopie als .docx, .xlsx oder .pptx. Auch eine passwortgeschützte Datei ist in diesem älteren Container gespeichert und wird daher genauso abgelehnt, zum Beispiel mit „contract.docx ist eine DOCX-Datei, die dieses Tool nicht öffnen kann.“; entfernen Sie zuerst das Passwort.

Eine Dateizeile zeigt „Diese Datei konnte nicht geöffnet werden: Sie ist möglicherweise passwortgeschützt oder beschädigt.“

Die Datei hat einen Namen, den das Tool akzeptiert, ließ sich aber nicht als das ZIP-Paket lesen, das eine .docx-, .pptx- oder .xlsx-Datei ist. Ein vorzeitig abgebrochener Download oder eine beschädigte Datei landet hier. Andere Dateien im selben Durchlauf sind nicht betroffen, und nur diese Zeile zeigt die Meldung. Öffnen Sie die Datei in Office, speichern Sie eine Kopie und fügen Sie die Kopie hinzu.

Es erscheint „Einer der regulären Ausdrücke ist ungültig.“

Sie erscheint nur, wenn „Regulärer Ausdruck ($1 für Gruppen)“ angehakt ist. Das Muster ließ sich nicht kompilieren, und die Schaltfläche zum Starten bleibt deaktiviert, bis es gelingt. Häufige Ursachen sind eine nicht geschlossene Klammer wie ( oder [ oder ein unnötiger Backslash wie \- oder \'. Muster werden im Unicode-Modus gelesen, der bei Backslashes streng ist. Ein wörtlicher Punkt ist \. und eine wörtliche Klammer \(. Wenn Sie einfachen Text meinten, entfernen Sie stattdessen den Haken im Kästchen.

Wie es im Vergleich abschneidet

Word, PowerPoint und Excel haben ihr eigenes Suchen und Ersetzen, das für ein einzelnes Dokument oft die bessere Wahl ist: Es zeigt jeden Treffer und kann nach Formatierung suchen. Dieses Tool dient dazu, dieselbe Liste von Ersetzungen auf viele Dateien anzuwenden, ohne jede einzeln zu öffnen. Es verarbeitet mehrere Paare aus Suchen und Ersetzen, einfachen Text, ganze Wörter oder Muster und liefert Ihnen die geänderten Kopien. Es zeigt Anzahlen, keine Vorschau jedes Treffers, und kann nicht einen Treffer nach dem anderen ersetzen oder Formatierung, Bilder oder Hyperlink-Ziele ändern. Alte .doc-, .xls- oder .ppt-Dateien öffnet es nicht. Es muss nichts installiert werden, und die Dateien werden in Ihrem Browser geändert und nicht hochgeladen.