Trova e sostituisci in Word, PowerPoint ed Excel gratis

Esempio pratico

Premi «Prova un esempio». Viene aggiunto sample-agreement.docx, un breve contratto che contiene tre volte «ACME Ltd» e tre volte «2025». Scrivi ACME Ltd in «Trova» e Globex GmbH in «Sostituisci con». Premi «+ Aggiungi un’altra coppia» e scrivi 2025 e 2026. Il pulsante grande ora riporta «Sostituisci in 1 file»; premilo. La pagina dice «6 sostituzioni in 1 file.» e ogni coppia mostra sotto di sé «3 sostituzioni». La riga del file offre «Scarica (6 modifiche)», e la barra in basso offre «Scarica il file modificato» e «Cambia le parole». Un «ACME Ltd» è memorizzato come «ACME» in grassetto seguito da « Ltd» normale, e viene trovato lo stesso. Poiché la corrispondenza inizia nel tratto in grassetto, «Globex GmbH» risulta in grassetto. Il download mantiene il nome sample-agreement.docx.

Quali impostazioni usare, e i limiti

• Scopri quali file e quale testo copre. Apre file .docx, .docm, .dotx, .pptx, .pptm, .ppsx, .potx, .xlsx, .xlsm e .xltx. In Word cerca nel testo principale, nelle intestazioni, nei piè di pagina, nelle note a piè di pagina, nelle note di chiusura e nei commenti. In PowerPoint cerca nelle diapositive e nelle note del relatore. In Excel cerca nelle celle di testo. Il testo dei grafici, i layout e i modelli delle diapositive, le proprietà del documento, i nomi dei fogli, le formule e le destinazioni dei collegamenti non vengono cercati. I numeri scritti nelle celle di Excel sono memorizzati come numeri, non come testo, quindi non vengono trovati nemmeno quelli.
• Scegli le opzioni di corrispondenza prima di premere il pulsante. Le tre caselle valgono per ogni coppia. Per impostazione predefinita le maiuscole vengono ignorate, quindi «acme» trova «ACME»; spunta «Maiuscole/minuscole» per una corrispondenza esatta. La sostituzione viene inserita esattamente come l'hai scritta e non copia le maiuscole del testo precedente. «Solo parole intere» impedisce a «gatto» di corrispondere dentro «gattonare», e funziona con qualsiasi alfabeto, non solo con l'inglese. Senza «Espressione regolare ($1 per i gruppi)», il testo di Trova è semplice, quindi un punto o una parentesi significano se stessi.
• Usa più coppie e fai attenzione al loro ordine. «+ Aggiungi un’altra coppia» aggiunge una riga, e la ✕ («Rimuovi») su una riga è disattivata quando ne resta una sola. La pagina avvisa che «Le coppie vengono applicate dall’alto verso il basso, in ogni file.» Quindi una coppia più in basso può corrispondere a un testo che una coppia più in alto ha appena prodotto. Lascia vuoto «Sostituisci con» per eliminare il testo trovato; la casella mostra «(lascia vuoto per eliminare)». Le righe con la casella «Trova» vuota vengono ignorate. Dopo l'esecuzione, ogni coppia mostra il proprio conteggio, oppure «Non trovato».
• Usa le espressioni regolari per i modelli. Spunta «Espressione regolare ($1 per i gruppi)» per trasformare ogni casella Trova in un modello. In «Sostituisci con», $1, $2 e così via indicano i gruppi tra parentesi, $<nome> un gruppo con nome, $& l'intera corrispondenza e $$ il simbolo del dollaro. Per esempio, cerca (\d+) (marzo|giugno) e sostituisci con $2 $1 per trasformare «1 marzo» in «marzo 1». Le maiuscole continuano a essere ignorate a meno che tu non spunti «Maiuscole/minuscole». Le corrispondenze di lunghezza zero vengono saltate. Senza la casella dell'espressione regolare, un $ in «Sostituisci con» è un normale simbolo del dollaro.
• Elabora molti file in un solo passaggio. Trascina più file, oppure usa l'area di trascinamento, che allora riporta «Aggiungi altri file», per aggiungerli all'elenco. Il pulsante li conta, per esempio «Sostituisci in 3 file», e ogni file riceve le stesse coppie. Ogni file è elencato con «Scarica (N modifiche)» oppure «Non trovato in questo file». Con più di un file modificato, il pulsante in basso riporta «Scarica 3 file modificati (ZIP)» e salva replaced-files.zip con solo i file modificati, con i loro nomi; a un secondo file con lo stesso nome viene aggiunto « (2)». I file originali non vengono modificati.
• Controlla cosa una corrispondenza può e non può attraversare. Il testo viene confrontato all'interno di un solo paragrafo, quindi una frase non corrisponde mai attraverso un nuovo paragrafo, una tabulazione, un'interruzione di riga o una cella di tabella. All'interno di un paragrafo la corrispondenza c'è anche se Word lo ha diviso in pezzi con formattazioni diverse. La sostituzione prende la formattazione del pezzo in cui inizia la corrispondenza, e gli altri pezzi perdono solo il testo corrispondente. In Excel, una corrispondenza resta dentro una sola cella di testo. Caratteri, colori, tabelle, immagini e layout non vengono toccati, quindi conviene aprire il risultato una volta prima di inviarlo.

Problemi comuni e come risolverli

Dice «Non è stato trovato nulla. Controlla l’ortografia, oppure deseleziona «Maiuscole/minuscole» e «Solo parole intere».»

Nessuna coppia ha trovato corrispondenze in alcun file. La corrispondenza è esatta tranne che per le maiuscole: non considera un apostrofo tipografico (’) uguale a uno dritto ('), né uno spazio non separabile uguale a uno normale. Se hai copiato il testo dal documento, incollalo in «Trova» invece di scriverlo. Anche una frase che attraversa una tabulazione, un'interruzione di riga o un paragrafo non può corrispondere. Con la casella dell'espressione regolare spuntata, un punto o una parentesi in Trova è un modello, quindi deselezionala per il testo semplice.

Un file dice «Non trovato in questo file» mentre altri sono stati modificati.

Quel file non ha corrispondenze nelle parti in cui si cerca. Il testo potrebbe trovarsi nel testo di un grafico, in un layout o modello di diapositiva, o in una cella numerica di Excel, che è memorizzata come numero e non come testo. Anche il testo dentro un'immagine è fuori portata. Se le parole sono in un paragrafo normale o in una cella di testo, controlla l'ortografia e la casella «Solo parole intere» rispetto al testo di quel file.

Dice «report.doc è un file DOC che questo strumento non può aprire.» (con il nome e il tipo del tuo file)

I vecchi file .doc, .xls e .ppt sono un formato diverso dalle dieci estensioni che questo strumento accetta. Apri il file in Office e salva una copia come .docx, .xlsx o .pptx. Un file protetto da password è memorizzato anch'esso in quel vecchio contenitore, quindi viene rifiutato allo stesso modo, per esempio «contract.docx è un file DOCX che questo strumento non può aprire.»; rimuovi prima la password.

Una riga di file dice «Impossibile aprire questo file: potrebbe essere protetto da password o danneggiato.»

Il file ha un nome che lo strumento accetta, ma non è stato possibile leggerlo come il pacchetto zip che è un .docx, .pptx o .xlsx. Un download interrotto prima del tempo o un file danneggiato finiscono qui. Gli altri file della stessa esecuzione non sono interessati, e il messaggio compare solo su questa riga. Apri il file in Office, salva una copia e aggiungi la copia.

Dice «Una delle espressioni regolari non è valida.»

Compare solo quando «Espressione regolare ($1 per i gruppi)» è spuntata. Il modello non è stato compilato, e il pulsante di esecuzione resta disattivato finché non lo è. Le cause comuni sono una parentesi non chiusa come ( o [, oppure una barra rovesciata inutile come \- o \'. I modelli vengono letti in modalità Unicode, che è rigorosa sulle barre rovesciate. Un punto letterale è \. e una parentesi letterale è \(. Se intendevi testo semplice, deseleziona invece la casella.

Come si confronta

Word, PowerPoint ed Excel hanno il proprio Trova e sostituisci, che spesso è la scelta migliore per un solo documento: mostra ogni corrispondenza e può cercare per formattazione. Questo strumento serve a ripetere lo stesso elenco di sostituzioni su molti file senza aprirli uno per uno. Gestisce più coppie trova e sostituisci, testo semplice, parole intere o modelli, e ti restituisce le copie modificate. Mostra i conteggi, non un'anteprima di ogni corrispondenza, e non può sostituire una corrispondenza alla volta né cambiare formattazione, immagini o destinazioni dei collegamenti. Non apre i vecchi file .doc, .xls o .ppt. Non serve installare nulla e i file vengono modificati nel tuo browser, senza essere caricati.