Localizar e substituir no Word, PowerPoint e Excel grátis

Exemplo prático

Clique em “Testar um exemplo”. Ele adiciona sample-agreement.docx, um contrato curto que diz “ACME Ltd” três vezes e “2025” três vezes. Digite ACME Ltd em “Localizar” e Globex GmbH em “Substituir por”. Clique em “+ Adicionar outro par” e digite 2025 e 2026. O botão grande agora mostra “Substituir em 1 arquivo”; clique nele. A página diz “6 substituições em 1 arquivo.”, e cada par mostra “3 substituições” abaixo dele. A linha do arquivo oferece “Baixar (6 alterações)”, e a barra no fim oferece “Baixar o arquivo alterado” e “Alterar as palavras”. Um “ACME Ltd” está guardado como um “ACME” em negrito seguido de um “ Ltd” comum, e mesmo assim é encontrado. Como a correspondência começa no trecho em negrito, “Globex GmbH” sai em negrito. O download mantém o nome sample-agreement.docx.

Quais configurações usar e os limites

• Saiba quais arquivos e quais textos ele abrange. Ele abre arquivos .docx, .docm, .dotx, .pptx, .pptm, .ppsx, .potx, .xlsx, .xlsm e .xltx. No Word, pesquisa o texto principal, cabeçalhos, rodapés, notas de rodapé, notas de fim e comentários. No PowerPoint, pesquisa slides e notas do apresentador. No Excel, pesquisa células de texto. Texto de gráficos, layouts e slides mestres, propriedades do documento, nomes de planilhas, fórmulas e destinos de hiperlinks não são pesquisados. Números digitados em células do Excel são guardados como números, não como texto, então também não são encontrados.
• Escolha as opções de correspondência antes de clicar no botão. As três caixas valem para todos os pares. Por padrão, maiúsculas e minúsculas são ignoradas, então “acme” encontra “ACME”; marque “Diferenciar maiúsculas e minúsculas” para a correspondência exata. A substituição é inserida exatamente como você digitou e não copia as maiúsculas do texto antigo. “Somente palavras inteiras” impede que “gato” seja encontrado dentro de “gatorade”, e funciona para qualquer alfabeto, não só o português. Sem “Expressão regular ($1 para grupos)”, o texto de Localizar é literal, então um ponto ou um colchete significa ele mesmo.
• Use vários pares e preste atenção à ordem deles. “+ Adicionar outro par” acrescenta uma linha, e o ✕ (“Remover”) de uma linha fica desativado enquanto só resta uma linha. A página avisa que “Os pares são aplicados de cima para baixo, em cada arquivo.” Assim, um par mais abaixo pode encontrar um texto que um par mais acima acabou de produzir. Deixe “Substituir por” vazio para excluir o texto encontrado; a caixa mostra “(deixe vazio para excluir)”. Linhas com a caixa “Localizar” vazia são ignoradas. Depois de uma execução, cada par mostra a sua própria contagem, ou “Não encontrado”.
• Use expressões regulares para padrões. Marque “Expressão regular ($1 para grupos)” para transformar cada caixa Localizar em um padrão. Em “Substituir por”, $1, $2 e assim por diante representam grupos entre parênteses, $<nome> um grupo nomeado, $& a correspondência inteira e $$ um cifrão. Por exemplo, localize (\d+) (March|June) e substitua por $2 $1 para transformar “1 March” em “March 1”. Maiúsculas e minúsculas continuam sendo ignoradas, a menos que você marque “Diferenciar maiúsculas e minúsculas”. Correspondências de comprimento zero são puladas. Sem a caixa de expressão regular, um $ em “Substituir por” é um cifrão comum.
• Processe vários arquivos de uma só vez. Solte vários arquivos, ou use a área de soltar, que então mostra “Adicionar mais arquivos”, para acrescentar à lista. O botão conta os arquivos, por exemplo “Substituir em 3 arquivos”, e todos os arquivos recebem os mesmos pares. Cada arquivo é listado com “Baixar (N alterações)” ou “Não encontrado neste arquivo”. Com mais de um arquivo alterado, o botão de baixo mostra “Baixar 3 arquivos alterados (ZIP)” e salva replaced-files.zip só com os arquivos alterados, com os nomes originais; um segundo arquivo com o mesmo nome recebe “ (2)” no final. Seus arquivos originais não são alterados.
• Veja o que uma correspondência pode e não pode atravessar. O texto é comparado dentro de um parágrafo, então uma frase nunca é encontrada através de um novo parágrafo, uma tabulação, uma quebra de linha ou uma célula de tabela. Dentro de um parágrafo, ela é encontrada mesmo que o Word a tenha dividido em partes com formatações diferentes. A substituição assume a formatação da parte em que a correspondência começa, e as outras partes perdem apenas o texto correspondido. No Excel, uma correspondência fica dentro de uma única célula de texto. Fontes, cores, tabelas, imagens e layout não são alterados, mas vale abrir o resultado uma vez antes de enviá-lo.

Problemas comuns e como resolvê-los

Aparece “Nada foi encontrado. Confira a ortografia ou desmarque “Diferenciar maiúsculas e minúsculas” e “Somente palavras inteiras”.”

Nenhum par correspondeu em nenhum arquivo. A correspondência é exata, exceto pelas maiúsculas: ela não trata um apóstrofo curvo (’) como um reto ('), nem um espaço não separável como um espaço normal. Se você copiou o texto do documento, cole-o em “Localizar” em vez de digitar. Uma frase que atravessa uma tabulação, uma quebra de linha ou um parágrafo também não pode ser encontrada. Com a caixa de expressão regular marcada, um ponto ou colchete em Localizar é um padrão, então desmarque-a para texto literal.

Um arquivo diz “Não encontrado neste arquivo” enquanto outros foram alterados.

Esse arquivo não tem correspondência nas partes pesquisadas. O texto pode estar em um gráfico, em um layout ou slide mestre, ou em uma célula numérica do Excel, que é guardada como número e não como texto. Texto dentro de uma imagem também fica fora de alcance. Se as palavras estão em um parágrafo comum ou em uma célula de texto, confira a ortografia e a caixa “Somente palavras inteiras” em relação ao texto desse arquivo.

Aparece “report.doc é um arquivo DOC que esta ferramenta não consegue abrir.” (com o nome e o tipo do seu próprio arquivo)

Arquivos .doc, .xls e .ppt antigos são um formato diferente das dez extensões que esta ferramenta aceita. Abra o arquivo no Office e salve uma cópia como .docx, .xlsx ou .pptx. Um arquivo protegido por senha também é guardado nesse contêiner mais antigo, então é recusado do mesmo modo, por exemplo “contract.docx é um arquivo DOCX que esta ferramenta não consegue abrir.”; remova a senha primeiro.

Uma linha de arquivo diz “Não foi possível abrir este arquivo: ele pode estar protegido por senha ou danificado.”

O arquivo tem um nome que a ferramenta aceita, mas não pôde ser lido como o pacote zip que um .docx, .pptx ou .xlsx é. Um download interrompido antes do fim ou um arquivo danificado acaba aqui. Os outros arquivos da mesma execução não são afetados, e só esta linha mostra a mensagem. Abra o arquivo no Office, salve uma cópia e adicione a cópia.

Aparece “Uma das expressões regulares não é válida.”

Aparece somente quando “Expressão regular ($1 para grupos)” está marcada. O padrão não pôde ser compilado, e o botão de executar fica desativado até que seja. Causas comuns são um colchete ou parêntese não fechado, como ( ou [, ou uma barra invertida desnecessária, como \- ou \'. Os padrões são lidos no modo Unicode, que é rigoroso com barras invertidas. Um ponto literal é \. e um parêntese literal é \(. Se você queria texto literal, desmarque a caixa.

Como se compara

Word, PowerPoint e Excel têm o próprio Localizar e Substituir, que muitas vezes é a melhor escolha para um único documento: ele mostra cada ocorrência e pode pesquisar por formatação. Esta ferramenta serve para repetir a mesma lista de substituições em muitos arquivos sem abrir cada um. Ela lida com vários pares de localizar e substituir, texto literal, palavras inteiras ou padrões, e entrega as cópias alteradas. Mostra contagens, não uma pré-visualização de cada correspondência, e não consegue substituir uma ocorrência por vez nem alterar formatação, imagens ou destinos de hiperlinks. Não abre arquivos .doc, .xls ou .ppt antigos. Não é preciso instalar nada, e os arquivos são alterados no seu navegador, sem upload.