Buscar y reemplazar en Word, PowerPoint y Excel gratis

Ejemplo práctico

Pulsa «Probar un ejemplo». Añade sample-agreement.docx, un contrato breve que dice «ACME Ltd» tres veces y «2025» tres veces. Escribe ACME Ltd en «Buscar» y Globex GmbH en «Reemplazar con». Pulsa «+ Añadir otro par» y escribe 2025 y 2026. El botón grande dice ahora «Reemplazar en 1 archivo»; púlsalo. La página dice «6 reemplazos en 1 archivo.», y cada par muestra «3 reemplazos» debajo. La fila del archivo ofrece «Descargar (6 cambios)», y la barra inferior ofrece «Descargar el archivo modificado» y «Cambiar las palabras». Un «ACME Ltd» está guardado como «ACME» en negrita seguido de « Ltd» normal, y aun así se encuentra. Como la coincidencia empieza en el tramo en negrita, «Globex GmbH» sale en negrita. La descarga conserva el nombre sample-agreement.docx.

Qué ajustes usar y los límites

• Conoce qué archivos y qué texto abarca. Abre archivos .docx, .docm, .dotx, .pptx, .pptm, .ppsx, .potx, .xlsx, .xlsm y .xltx. En Word busca en el texto principal, los encabezados, los pies de página, las notas al pie, las notas finales y los comentarios. En PowerPoint busca en las diapositivas y en las notas del orador. En Excel busca en las celdas de texto. No se busca en el texto de los gráficos, los diseños y patrones de diapositiva, las propiedades del documento, los nombres de hoja, las fórmulas ni los destinos de los hipervínculos. Los números escritos en celdas de Excel se guardan como números, no como texto, así que tampoco se encuentran.
• Elige las opciones de coincidencia antes de pulsar el botón. Las tres casillas se aplican a todos los pares. De forma predeterminada se ignoran las mayúsculas, así que «acme» encuentra «ACME»; marca «Coincidir mayúsculas y minúsculas» para que sea exacto. El reemplazo se inserta exactamente como lo escribiste y no copia las mayúsculas del texto anterior. «Solo palabras completas» evita que «sol» coincida dentro de «solución» y funciona con cualquier alfabeto, no solo el inglés. Sin «Expresión regular ($1 para grupos)», el texto de Buscar es literal, así que un punto o un paréntesis se representa a sí mismo.
• Usa varios pares y ten en cuenta su orden. «+ Añadir otro par» añade una fila, y la ✕ («Eliminar») de una fila está desactivada mientras solo quede una. La página indica que «Los pares se aplican de arriba abajo, en cada archivo.» Así, un par inferior puede coincidir con texto que un par superior ya ha producido. Deja «Reemplazar con» vacío para borrar el texto encontrado; el cuadro muestra «(déjalo vacío para eliminar)». Las filas con el cuadro «Buscar» vacío se ignoran. Tras una ejecución, cada par muestra su propio recuento, o «No encontrado».
• Usa expresiones regulares para los patrones. Marca «Expresión regular ($1 para grupos)» para convertir cada cuadro Buscar en un patrón. En «Reemplazar con», $1, $2 y así sucesivamente representan los grupos entre paréntesis, $<nombre> un grupo con nombre, $& toda la coincidencia y $$ un signo de dólar. Por ejemplo, busca (\d+) (marzo|junio) y reemplaza con $2 $1 para convertir «1 marzo» en «marzo 1». Las mayúsculas se siguen ignorando a menos que marques «Coincidir mayúsculas y minúsculas». Las coincidencias de longitud cero se omiten. Sin la casilla de expresión regular, un $ en «Reemplazar con» es un simple signo de dólar.
• Procesa muchos archivos de una vez. Suelta varios archivos, o usa la zona de soltar, que entonces dice «Añadir más archivos», para añadirlos a la lista. El botón los cuenta, por ejemplo «Reemplazar en 3 archivos», y todos los archivos reciben los mismos pares. Cada archivo aparece en la lista con «Descargar (N cambios)» o «No encontrado en este archivo». Con más de un archivo modificado, el botón inferior dice «Descargar 3 archivos modificados (ZIP)» y guarda replaced-files.zip solo con los archivos modificados, con sus propios nombres; a un segundo archivo con el mismo nombre se le añade « (2)». Tus archivos originales no se modifican.
• Comprueba qué puede y qué no puede abarcar una coincidencia. El texto se busca dentro de un solo párrafo, así que una frase nunca coincide a través de un párrafo nuevo, un tabulador, un salto de línea o una celda de tabla. Dentro de un párrafo se encuentra aunque Word lo haya dividido en trozos con formatos distintos. El reemplazo toma el formato del trozo donde empieza la coincidencia, y los demás trozos pierden solo el texto coincidente. En Excel, una coincidencia se queda dentro de una celda de texto. Las fuentes, los colores, las tablas, las imágenes y el diseño no se tocan, así que conviene abrir el resultado una vez antes de enviarlo.

Problemas comunes y cómo solucionarlos

Dice «No se encontró nada. Revisa la ortografía o desmarca «Coincidir mayúsculas y minúsculas» y «Solo palabras completas».»

Ningún par coincidió en ningún archivo. La coincidencia es exacta salvo por las mayúsculas: no trata un apóstrofo curvo (’) como uno recto ('), ni un espacio de no separación como un espacio normal. Si copiaste el texto del documento, pégalo en «Buscar» en lugar de escribirlo. Una frase que cruza un tabulador, un salto de línea o un párrafo tampoco puede coincidir. Con la casilla de expresión regular marcada, un punto o un paréntesis en Buscar es un patrón, así que desmárcala para texto literal.

Un archivo dice «No encontrado en este archivo» mientras otros cambiaron.

Ese archivo no tiene coincidencias en las partes donde se busca. El texto puede estar en el texto de un gráfico, en un diseño o patrón de diapositiva, o en una celda numérica de Excel, que se guarda como número y no como texto. El texto dentro de una imagen tampoco es accesible. Si las palabras están en un párrafo normal o en una celda de texto, comprueba la ortografía y la casilla «Solo palabras completas» con la redacción de ese archivo.

Dice «informe.doc es un archivo DOC que esta herramienta no puede abrir.» (con el nombre y el tipo de tu archivo)

Los archivos antiguos .doc, .xls y .ppt son un formato distinto de las diez extensiones que admite esta herramienta. Abre el archivo en Office y guarda una copia como .docx, .xlsx o .pptx. Un archivo protegido con contraseña también se guarda en ese contenedor antiguo, así que se rechaza de la misma forma, por ejemplo «contrato.docx es un archivo DOCX que esta herramienta no puede abrir.»; quita primero la contraseña.

Una fila de archivo dice «No se pudo abrir este archivo: puede estar protegido con contraseña o dañado.»

El archivo tiene un nombre que la herramienta acepta, pero no se pudo leer como el paquete zip que es un .docx, .pptx o .xlsx. Aquí acaba una descarga interrumpida o un archivo dañado. Los demás archivos de la misma ejecución no se ven afectados, y solo esta fila muestra el mensaje. Abre el archivo en Office, guarda una copia y añade la copia.

Dice «Una de las expresiones regulares no es válida.»

Aparece solo cuando «Expresión regular ($1 para grupos)» está marcada. El patrón no se pudo compilar, y el botón de ejecución sigue desactivado hasta que lo haga. Las causas habituales son un paréntesis o corchete sin cerrar, como ( o [, o una barra invertida innecesaria, como \- o \'. Los patrones se leen en modo Unicode, que es estricto con las barras invertidas. Un punto literal es \. y un paréntesis literal es \(. Si querías texto literal, desmarca la casilla en su lugar.

Cómo se compara

Word, PowerPoint y Excel tienen su propio Buscar y reemplazar, que suele ser la mejor opción para un documento: muestra cada coincidencia y puede buscar por formato. Esta herramienta sirve para repetir la misma lista de reemplazos en muchos archivos sin abrir cada uno. Maneja varios pares de buscar y reemplazar, texto literal, palabras completas o patrones, y te da las copias modificadas. Muestra recuentos, no una vista previa de cada coincidencia, y no puede reemplazar una coincidencia cada vez ni cambiar formatos, imágenes o destinos de hipervínculos. No abre archivos antiguos .doc, .xls o .ppt. No hace falta instalar nada, y los archivos se modifican en tu navegador sin subirse.