یافتن و جایگزینی در Word، PowerPoint و Excel رایگان

مثال عملی

«نمونه را امتحان کنید» را بزنید. فایل sample-agreement.docx اضافه می‌شود، یک قرارداد کوتاه که سه بار «ACME Ltd» و سه بار «2025» در آن آمده است. در «یافتن» عبارت ACME Ltd و در «جایگزین با» عبارت Globex GmbH را تایپ کنید. «+ افزودن جفت دیگر» را بزنید و 2025 و 2026 را وارد کنید. دکمه بزرگ اکنون «جایگزینی در ۱ فایل» را نشان می‌دهد؛ آن را بزنید. صفحه می‌گوید «۶ جایگزینی در ۱ فایل.» و زیر هر جفت «۳ جایگزینی» دیده می‌شود. ردیف فایل «دانلود (۶ تغییر)» را پیشنهاد می‌کند و نوار پایین «دانلود فایل تغییریافته» و «تغییر کلمه‌ها» را. یکی از «ACME Ltd»ها به صورت «ACME» پررنگ و سپس « Ltd» معمولی ذخیره شده و باز هم پیدا می‌شود. چون تطابق از بخش پررنگ شروع می‌شود، «Globex GmbH» پررنگ درمی‌آید. فایل دانلودشده نام sample-agreement.docx را حفظ می‌کند.

کدام تنظیمات را استفاده کنید و محدودیت‌ها

• بدانید کدام فایل‌ها و کدام متن‌ها را پوشش می‌دهد. فایل‌های .docx، .docm، .dotx، .pptx، .pptm، .ppsx، .potx، .xlsx، .xlsm و .xltx را باز می‌کند. در Word متن اصلی، سرصفحه‌ها، پاصفحه‌ها، پانویس‌ها، یادداشت‌های پایانی و نظرها جست‌وجو می‌شوند. در PowerPoint اسلایدها و یادداشت‌های سخنران جست‌وجو می‌شوند. در Excel خانه‌های متنی جست‌وجو می‌شوند. متن نمودارها، چیدمان و الگوی اسلایدها، ویژگی‌های سند، نام برگه‌ها، فرمول‌ها و مقصد پیوندها جست‌وجو نمی‌شوند. اعدادی که در خانه‌های Excel تایپ شده‌اند به صورت عدد ذخیره می‌شوند نه متن، بنابراین آن‌ها هم پیدا نمی‌شوند.
• پیش از زدن دکمه، گزینه‌های تطابق را انتخاب کنید. این سه کادر روی همه جفت‌ها اعمال می‌شوند. به‌طور پیش‌فرض حروف بزرگ و کوچک نادیده گرفته می‌شوند، پس «acme» عبارت «ACME» را پیدا می‌کند؛ برای تطابق دقیق «حساس به حروف بزرگ و کوچک» را علامت بزنید. جایگزین دقیقاً همان‌طور که تایپ کرده‌اید درج می‌شود و حروف بزرگ و کوچک متن قبلی را کپی نمی‌کند. «فقط کلمات کامل» مانع می‌شود که «sun» درون «sunday» تطابق پیدا کند و برای هر الفبایی کار می‌کند، نه فقط انگلیسی. بدون «عبارت منظم ($1 برای گروه‌ها)» متن «یافتن» ساده است، پس نقطه یا پرانتز معنای خودش را دارد.
• از چند جفت استفاده کنید و به ترتیب آن‌ها توجه داشته باشید. «+ افزودن جفت دیگر» یک ردیف اضافه می‌کند و علامت ✕ («حذف») در هر ردیف تا وقتی فقط یک ردیف مانده غیرفعال است. صفحه توضیح می‌دهد که «جفت‌ها از بالا به پایین در همه فایل‌ها اعمال می‌شوند.» بنابراین یک جفت پایین‌تر می‌تواند با متنی تطابق پیدا کند که جفت بالاتر ساخته است. برای حذف متن پیداشده، «جایگزین با» را خالی بگذارید؛ کادر «(برای حذف، خالی بگذارید)» را نشان می‌دهد. ردیف‌هایی که کادر «یافتن» آن‌ها خالی است نادیده گرفته می‌شوند. پس از اجرا، هر جفت شمارش خودش یا «یافت‌نشد» را نشان می‌دهد.
• برای الگوها از عبارت‌های منظم استفاده کنید. «عبارت منظم ($1 برای گروه‌ها)» را علامت بزنید تا هر کادر «یافتن» به یک الگو تبدیل شود. در «جایگزین با»، $1، $2 و مانند آن‌ها نماینده گروه‌های داخل پرانتز هستند، $<name> یک گروه نام‌دار، $& کل تطابق و $$ علامت دلار. برای مثال، (\d+) (March|June) را پیدا کنید و با $2 $1 جایگزین کنید تا «1 March» به «March 1» تبدیل شود. حروف بزرگ و کوچک همچنان نادیده گرفته می‌شوند مگر اینکه «حساس به حروف بزرگ و کوچک» را علامت بزنید. تطابق‌های با طول صفر رد می‌شوند. بدون کادر عبارت منظم، علامت $ در «جایگزین با» فقط یک علامت دلار ساده است.
• چند فایل را یک‌جا انجام دهید. چند فایل را رها کنید، یا از ناحیه رها کردن استفاده کنید که در این حالت «افزودن فایل‌های بیشتر» را نشان می‌دهد، تا به فهرست اضافه شوند. دکمه آن‌ها را می‌شمارد، مثلاً «جایگزینی در ۳ فایل»، و همه فایل‌ها همان جفت‌ها را می‌گیرند. هر فایل با «دانلود (N تغییر)» یا «در این فایل پیدا نشد» فهرست می‌شود. اگر بیش از یک فایل تغییر کرده باشد، دکمه پایین «دانلود ۳ فایل تغییریافته (ZIP)» را نشان می‌دهد و replaced-files.zip را فقط با فایل‌های تغییریافته و با نام خودشان ذخیره می‌کند؛ به فایل دوم با نام یکسان « (2)» اضافه می‌شود. فایل‌های اصلی شما تغییر نمی‌کنند.
• بررسی کنید یک تطابق از چه چیزهایی می‌تواند عبور کند و از چه چیزهایی نه. متن درون یک پاراگراف تطابق داده می‌شود، پس یک عبارت هرگز از پاراگراف جدید، تب، خط جدید یا سلول جدول عبور نمی‌کند. درون یک پاراگراف، حتی اگر Word آن را به تکه‌هایی با قالب‌بندی متفاوت تقسیم کرده باشد، تطابق انجام می‌شود. جایگزین قالب‌بندی تکه‌ای را می‌گیرد که تطابق از آن شروع شده و تکه‌های دیگر فقط متن تطابق‌یافته را از دست می‌دهند. در Excel تطابق درون یک خانه متنی می‌ماند. فونت‌ها، رنگ‌ها، جدول‌ها، تصویرها و چیدمان دست نمی‌خورند، پس بهتر است پیش از ارسال، نتیجه را یک بار باز کنید.

مشکلات رایج و راه حل آن‌ها

می‌گوید «چیزی پیدا نشد. املا را بررسی کنید، یا علامت «حساس به حروف بزرگ و کوچک» و «فقط کلمات کامل» را بردارید.»

هیچ جفتی در هیچ فایلی تطابق پیدا نکرد. تطابق جز در حروف بزرگ و کوچک دقیق است: آپستروف خمیده (’) را با آپستروف راست (') یکی نمی‌گیرد و فاصله غیرشکستنی را با فاصله معمولی. اگر متن را از سند کپی کرده‌اید، آن را به جای تایپ کردن در «یافتن» جای‌گذاری کنید. عبارتی که از تب، خط جدید یا پاراگراف عبور کند هم تطابق پیدا نمی‌کند. وقتی کادر عبارت منظم علامت دارد، نقطه یا پرانتز در «یافتن» یک الگو است، پس برای متن ساده علامت آن را بردارید.

یک فایل می‌گوید «در این فایل پیدا نشد» در حالی که فایل‌های دیگر تغییر کرده‌اند.

آن فایل در بخش‌های جست‌وجوشده تطابقی ندارد. متن ممکن است در متن نمودار، چیدمان یا الگوی اسلاید، یا خانه عددی Excel باشد که به صورت عدد ذخیره می‌شود نه متن. متنِ درون تصویر هم در دسترس نیست. اگر کلمه‌ها در یک پاراگراف معمولی یا خانه متنی هستند، املا و کادر «فقط کلمات کامل» را با عبارت‌بندی همان فایل بررسی کنید.

می‌گوید «report.doc یک فایل DOC است که این ابزار نمی‌تواند باز کند.» (با نام و نوع فایل خودتان)

فایل‌های قدیمی .doc، .xls و .ppt قالبی متفاوت از ده پسوندی دارند که این ابزار می‌پذیرد. فایل را در Office باز کنید و یک نسخه را با پسوند .docx، .xlsx یا .pptx ذخیره کنید. فایل رمزدار هم در همان قالب قدیمی ذخیره می‌شود، پس به همین شکل رد می‌شود، مثلاً «contract.docx یک فایل DOCX است که این ابزار نمی‌تواند باز کند.»؛ ابتدا رمز را بردارید.

ردیف یک فایل می‌گوید «باز کردن این فایل ممکن نشد: شاید رمزدار یا خراب باشد.»

فایل نامی دارد که ابزار می‌پذیرد، اما نتوانست آن را به صورت بسته zip که یک .docx، .pptx یا .xlsx است بخواند. دانلود نیمه‌کاره یا فایل خراب به اینجا می‌رسد. فایل‌های دیگر در همان اجرا تأثیری نمی‌پذیرند و فقط همین ردیف پیام را نشان می‌دهد. فایل را در Office باز کنید، یک نسخه ذخیره کنید و آن نسخه را اضافه کنید.

می‌گوید «یکی از عبارت‌های منظم معتبر نیست.»

فقط وقتی دیده می‌شود که «عبارت منظم ($1 برای گروه‌ها)» علامت داشته باشد. الگو کامپایل نشد و دکمه اجرا تا زمان رفع آن غیرفعال می‌ماند. علت‌های رایج، پرانتز یا کروشه بسته‌نشده مانند ( یا [ و بک‌اسلش غیرضروری مانند \- یا \' هستند. الگوها در حالت Unicode خوانده می‌شوند که نسبت به بک‌اسلش سخت‌گیر است. نقطه واقعی \. و پرانتز واقعی \( است. اگر منظورتان متن ساده بود، به جای آن علامت کادر را بردارید.

مقایسه آن

Word، PowerPoint و Excel «یافتن و جایگزینی» خودشان را دارند که برای یک سند اغلب انتخاب بهتری است: هر تطابق را نشان می‌دهد و می‌تواند بر اساس قالب‌بندی جست‌وجو کند. این ابزار برای تکرار یک فهرست جایگزینی در فایل‌های زیاد بدون باز کردن تک‌تک آن‌هاست. چند جفت یافتن و جایگزینی، متن ساده، کلمات کامل یا الگوها را پشتیبانی می‌کند و نسخه‌های تغییریافته را به شما می‌دهد. شمارش‌ها را نشان می‌دهد، نه پیش‌نمایش هر تطابق، و نمی‌تواند یک تطابق را در هر بار جایگزین کند یا قالب‌بندی، تصویرها و مقصد پیوندها را تغییر دهد. فایل‌های قدیمی .doc، .xls یا .ppt را باز نمی‌کند. نیازی به نصب نیست و فایل‌ها در مرورگر شما تغییر می‌کنند و آپلود نمی‌شوند.